​北京达州企业商会文件档案管理制度

北京达州企业商会文件档案管理制度

第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《社会团体登记管理条例》和《北京达州企业商会章程》制定本制度。

第二条  秘书处是文件管理的责任部门，各部(室)依照本管理制度履行职责。

第三条  行文处理

(一)秘书处行文使用两个文号,即“北京达州企业商会”和“北京达州企业商会秘书处”。“北京达州企业商会”适用于以商会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等发出的正式文件。“北京达州企业商会秘书处”适用于以秘书处的名义发出的文件，主要是秘书处的内部事务管理文件等。

(二)各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责文号编发、审核、承印等工作，报会长及法定代表人或秘书长批示签发。

第四条 收文处理

(一)秘书处对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。规定各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

(二)商会文件紧急程度分为三个等级:普通、紧急、特急。

1、普通文件根据是指可以按正常速度形成、运转和办理的文件。但普通文件也要及时办理。

2、紧急文件一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。

3、特急文件是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的文件。

(三)商会文件保密等级分为三个等级:普通、保密、绝密。

1、普通级文件可通过网上公布、传阅。

2、保密级文件应该由秘书处专人传送，未经商会负责人批准，不得在公共论坛发表、传播。

3、绝密级文件传递时应用信封封装，除传阅人外其他人不得经手。同时做好备份、传送记录。绝密级文档不得作为电子邮件附件发送。

(四)严格遵守保密制度，对有密级的文件严加管理，绝密文件仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

第五条 档案管理

(一)秘书处工作人员按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷统一保管。

(二)秘书处负责协会档案管理，由专人负责。

(三)档案人员严格遵守保密制度，保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。

(四)本协会工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。档案一般不外借，特殊情况须经商会领导批准。

(五)每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

(六)本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长及法定代表人批准后开具，并留底备查。

第六条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。